Durante buena parte del año, los horarios de trabajo suelen mantenerse relativamente estables. Los equipos conocen sus jornadas, los responsables disponen de una estructura previsible y las ausencias se producen de manera más puntual. Sin embargo, con la llegada del verano, esta estabilidad da paso a una realidad mucho más dinámica.
¿Por qué el verano dificulta la gestión de los equipos?
La realidad es que, en verano, esta previsibilidad desaparece para dar paso a vacaciones, jornadas intensivas, reducciones de horario, turnos especiales, teletrabajo, sustituciones, permisos para el cuidado del menor o cierres parciales de ciertas áreas o departamentos. Y aunque resulte incómodo admitirlo, gestionar todas estas excepciones mediante correos electrónicos, hojas de cálculo o comunicaciones informales no solo resulta ineficiente, sino que además puede derivar en un problema serio de organización dentro de la empresa.
Para dar respuesta a esta necesidad, DORLET® pone a disposición de sus clientes DASStime®. Esta herramienta de control horario permite gestionar los fichajes, las vacaciones, las ausencias, las incidencias y las solicitudes de los empleados desde un único entorno. Además de facilitar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el registro de la jornada, ayuda a planificar los equipos, conocer la disponibilidad de los trabajadores y reducir las gestiones manuales.
Cómo organizar las vacaciones de los empleados con DASStime®
La planificación de las vacaciones es uno de los principales retos de RRHH y de los responsables durante el periodo estival. Sin una visión conjunta de las solicitudes, pueden producirse solapamientos entre trabajadores que desempeñan funciones similares o que pertenecen al mismo departamento.
DASStime® permite gestionar las solicitudes de vacaciones desde un entorno centralizado. Los empleados pueden enviar sus peticiones y consultar su estado, mientras que los responsables pueden revisarlas teniendo en cuenta la disponibilidad del resto del equipo.
Esta información facilita:
Detectar coincidencias entre vacaciones.
Evitar que determinadas funciones queden sin cubrir.
Planificar sustituciones o redistribuciones de tareas.
Anticipar periodos con menor disponibilidad.
Organizar proyectos y cargas de trabajo durante julio y agosto.
Consultar quién está trabajando, quién está ausente y quién está de vacaciones.
Gracias a esta visibilidad, los responsables pueden comprobar cómo queda cubierto cada departamento antes de aprobar nuevas solicitudes. De esta manera, es posible distribuir las tareas eficientemente, coordinar las sustituciones y planificar los proyectos durante julio y agosto. De forma adicional, DASStime® permite identificar los periodos en los que será necesario reforzar el equipo o reorganizar temporalmente las responsabilidades.
Cómo ayuda el portal del empleado a los trabajadores
El portal del empleado permite que los trabajadores tengan acceso a su información de control horario (saldos, horas extra, vacaciones disponibles…) y puedan realizar solicitudes a sus respectivos supervisores para corregir anomalías, justificar ausencias o solicitar la planificación de permisos, viajes y vacaciones. Así, los trabajadores ganan en autonomía, flexibilidad y planificación, mientras que se reduce exponencialmente la cantidad de consultas que escalan al departamento de Recursos Humanos.
Marcaje remoto para equipos con mayor movilidad
El verano también modifica la forma de trabajar. Durante estos meses puede aumentar el teletrabajo, la movilidad de los empleados o la presencia del personal desde ubicaciones distintas al centro de trabajo habitual.
En estas situaciones, DASStime® ofrece la posibilidad de realizar el marcaje remoto de entrada y salida con geolocalización. De este modo, los empleados pueden registrar su jornada desde el lugar en el que estén desarrollando su actividad, siempre de acuerdo con las condiciones y políticas establecidas por la empresa.
Con esta funcionalidad, la organización puede adaptar el control horario a modelos de trabajo más flexibles sin perder trazabilidad mientras que los empleados pueden usar esta herramienta para fichar de forma sencilla cuando no se encuentran físicamente en el centro de trabajo habitual.
Control horario y cumplimiento normativo
Cabe destacar que el registro de la jornada laboral es una obligación para las organizaciones. Desde 2019, en España, las empresas deben contar con un sistema que permita registrar el inicio y el final de la jornada y conservar información fiable, accesible y trazable al menos durante 4 años.
DASStime® permite cumplir con esta obligación normativa, al tiempo que aporta transparencia en el control horario, reduce errores y permite consultar la información cuando sea necesario, emitiendo informes en formato de pdf o de Excel para su posterior revisión o tratamiento desde otras plataformas. Así, el departamento de recursos humanos podrá consultar en tiempo real todos los valores diarios, mensuales, anuales o entre fechas y contar con listados de presentes, ausentes y marcajes si una entidad competente los solicita.
DASStime®: una herramienta útil de enero a diciembre
Aunque las necesidades de planificación se hacen especialmente visibles en verano y a veces evidencian las limitaciones de los procesos manuales y la información dispersa, lo cierto es que la gestión de los horarios, permisos y ausencias es una tarea constante durante todo el año.
A lo largo de los doce meses se producen vacaciones, bajas, permisos, cambios de turno, jornadas especiales, teletrabajo o incidencias en los fichajes. Disponer de una plataforma centralizada permite gestionar todas estas situaciones con criterios homogéneos y mantener una visión actualizada de la organización. Y esto no solo beneficia a organización en julio y agosto, sino que además permite alinear las necesidades de RRHH, supervisores y trabajadores a lo largo de todo el año, ofreciendo un proceso sencillo, coordinado y transparente para todas las partes.
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